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Procedure operative per lo svolgimento dei controlli finalizzati al rilascio dei certificati fitosanitari di esportazione, riesportazione e pre-esportazione

Rev. 6 del 29 novembre 2019

Procedure operative per lo svolgimento dei controlli finalizzati al rilascio dei certificati fitosanitari di esportazione e riesportazione dall’UE e di pre-esportazione

Parte A

Tracciabilità della procedura di emissione del Certificato fitosanitario (C.F.) per l’esportazione, riesportazione e la pre-esportazione.
(Checklist)

Fase 1: Presentazione e verifica della richiesta di emissione del C.F.
Operazione	scelta		note
1. Generalità del richiedente/Operatore professionale (O.P.) esportatore con indicazione di recapiti telefonici.	Si	No
2. Iscrizione al R.U.O.P dell’O.P..	Si	No
3. Indicazione della spedizione in certificazione (nome prodotto vegetale, natura dei colli, quantità).	Si	No
4. Segnalazione del mezzo di trasporto dichiarato (nave, aereo, camion, container, eventuale identificativo del mezzo di trasporto).	Si	No
5. Nome e indirizzo dichiarato del destinatario.	Si	No
6. Destinazione della spedizione (nome del paese, eventuale dogana d’ingresso).	Si	No
7. Luogo e data dei controlli ufficiali specificati.	Si	No
8. Presenza di Informazioni su eventuali constatazioni fitosanitarie ufficiali previste dal paese destinatario.	Si	No

Fase 1: Presentazione e verifica della richiesta di emissione del C.F.
Operazione	scelta		note
1. Presenza dei documenti comprovanti i controlli in campo effettuati dall’O.P. e dall’A.C..	Si	No
2. Disponibilità dei documenti commerciali (fatture, d.d.t., polizza di carico, AWB e CMR..	Si	No
3. Disponibilità del permesso d’importazione.	Si	No
4. Imballaggi con etichetta di certificazione e/o cartellino del produttore oppure con dati impressi.	Si	No
5. Certificati o altri documenti attestanti i trattamenti chimico-fisici a cui è stata sottoposta la spedizione con informazioni sulla concentrazione, durata, temperatura e data del trattamento.	Si	No
6. Certificati di analisi rilasciati da laboratori accreditati.	Si	No
7. Copia autentica del C.F. di origine.	Si	No
8. Documento di constatazione fitosanitaria (passaporto, certificato di pre-esportazione, documento/atto rilasciati da un responsabile fitosanitario ufficiale).	Si	No

A.2.2. Spedizione di sementi
9. Invio all’Autorità competente (A.C.) delle richieste di controllo in campo delle coltivazioni di piante portaseme..	Si	No
10. Disponibilità dei certificati di qualità/certificazione: ISTA Orange, CREA DC.	Si	No	Quale?

Validazione intermedia	Esito
La richiesta di emissione del C.F. contiene tutte le informazioni previste?	Si	Accettazione della documentazione. Passare alla fase 2
	No	Comunicare al richiedente il perfezionamento della richiesta di emissione del C.F.
Sono stati esibiti dal richiedente tutta la documentazione necessaria a qualificare la merce?	Si	Accettazione della documentazione
	No	Comunicare al richiedente l’esibizione dei documenti necessari altrimenti comunicazione diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi.
I documenti evidenziano dati concordanti?	Si	Accettazione della documentazione. Passare alla fase 2
I documenti evidenziano dati concordanti?	No	Comunicare al richiedente di esporre i dati congruenti altrimenti comunicazione diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi.

Data di ispezione:
Luogo d’ispezione (tipo di locale, provincia, città, indirizzo)

A. Il ruolo dell’operatore professionale (O.P.)
Operazione		scelta		note
1	O.P. che ha richiesto il rilascio del C.F. è iscritto al R.U.O.P.?	Si	No
2	La merce è stata fornita da altro O.P. iscritto al R.U.O.P.?	Si	No
3	L’analisi della documentazione consente di considerare rispettati i requisiti previsti all’art. 100 del Reg. UE 2031/2016?	Si	No
4	L’O.P., se del caso, è iscritto nelle liste di importazione del paese terzo?	Si	No
5	a) L’O.P. ha informato il certificatore di eventuali pericoli presenti nell’area d’ispezione?	Si	No
5	b) I dispositivi di protezione individuale sono idonei a consentire l’ispezione?	Si	No
6	a) L’O.P. ha presentato la spedizione in modo chiaramente identificabile che ha consentito un’adeguata ispezione?	Si	No
6	b) In caso di risposta negativa, la situazione può essere modificata?	Si	No

Validazione intermedia	Esito
Le domande della fase 2, paragrafo A, hanno dato tutte risposte positive per tutti i punti compreso, se previsto, il punto 4?	Si	Giudicato conforme. Procedere con il punto B della fase 2
	No	Comunicazione del diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi.

B. Controllo ufficiale della identità, integrità e destinazione della spedizione
Operazione		scelta		note
1	La spedizione è composta da piante, prodotti vegetali (compresi prodotti edibili) trasformati?	Si	No
2	La spedizione è composta da piante, prodotti vegetali (compresi prodotti edibili) non trasformati?	Si	No
3	La spedizione è composta da piante, prodotti vegetali (compresi prodotti edibili) condizionati: es. disidratati, surgelati, sottovuoto, in scatola, conservati?	Si	No
4	La spedizione è composta da altri oggetti (macchinari agricoli usati, substrati colturali)?	Si	No
5	a) La spedizione proveniente da un paese terzo ha mantenuto l’identità originaria?	Si	No
5	b) La spedizione corrisponde alla documentazione esaminata con riferimento alla qualità e quantità?	Si	No
6	Gli imballaggi/confezioni ed i marchi indicati sono pertinenti alla merce sulla base della valutazione documentale?	Si	No
7	Il C.F. è un requisito fitosanitario del paese di destinazione?	Si	No
8	La spedizione è oggetto di divieto d’importazione nel paese di destinazione?	Si	No

Validazione intermedia	Esito
Se una delle risposte ai punti 5,6 e 7 è stata negativa e/o quella del punto 8 è stata positiva	Comunicazione del diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi
Se le risposte ai punti 5,6 e 7 sono state positive e quella del punto 8 è stata negativa	Passare alla fase 3

A. Controllo ufficiale dei requisiti fitosanitari
Operazione		scelta		note
1	La spedizione deve rispettare i requisiti di esenzione da particolari organismi nocivi e/o di semi di piante infestanti (wild seeds)?	Si	No
2	(Se pertinente) La merce non è stata coltivata, prodotta o trasformata per modificarne la natura dopo l’introduzione nel territorio dell'UE?	Si	No
3	La spedizione non è stata esposta a rischi fitosanitari con riferimento ai requisiti del paese di destinazione?	Si	No
4	Devono essere indicati i metodi di controllo dell’esenzione da organismi nocivi (es. verifiche in campo, analisi di laboratorio)?	Si	No
5	L’ispezione della merce durante la stagione di coltivazione è stata condotta da Enti ufficiali in modo conforme?	Si	No
6	La spedizione ha origine da aree libere da organismi nocivi previsti dal paese di destinazione?	Si	No
7	La merce evidenzia marchi conformi a standard fitosanitari internazionali (ISPM 15, HT, KD?)	Si	No
8	La spedizione è stata sottoposta ad un esame visivo?	Si	No
9	Dall’ispezione visiva sono stati rilevati sintomi/segni di organismi nocivi rilevanti per il paese di destinazione?	Si	No
10	E’ stato effettuato un campionamento della merce basato su procedure ufficiali?	Si	No
11	La spedizione è stata analizzata in un laboratorio ufficiale	Si	No
12	L’esito delle analisi è stato negativo alla ricerca di organismi nocivi per il paese di destinazione?	Si	No

Validazione intermedia	Esito
Se è stato determinato che la spedizione è praticamente esente da organismi nocivi rilevanti per il paese di destinazione	Procedere con l’emissione del C.F.
Se è stato determinato che la spedizione non è praticamente esente da organismi nocivi che però non sono rilevanti per il paese di destinazione	Se è disponibile un trattamento passare ai punti 13 e 14.
	Se il trattamento non è disponibile oppure il richiedente si rifiuta procedere con il diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi.
Se è stato determinato che la spedizione non è esente da organismi nocivi rilevanti per il paese di destinazione	Se è disponibile un trattamento passare ai punti 13 e 14.
	Se il trattamento non è disponibile oppure il richiedente si rifiuta procedere con il diniego al rilascio del C.F. indicando i motivi ostativi.

13	E’ necessario e disponibile un trattamento chimico-fisico prima dell’importazione verso il paese di destinazione?	Si	Tenere conto del punto successivo
		No
14	Il trattamento effettuato è accettabile ed è stato effettuato da un Ente ufficiale o da un soggetto accreditato?	Si
		No	Se disponibile trattamento efficace, comunicare al richiedente di effettuare un nuovo intervento