Il presente manuale operativo definisce le procedure per l’effettuazione dei controlli ufficiali mirati alla protezione contro gli organismi nocivi delle piante, relativamente alle fasi di produzione e movimentazione nel territorio dell’Unione europea di piante, prodotti vegetali e altri oggetti, connessi alle attività degli operatori professionali autorizzati a rilasciare il passaporto delle piante, o ad apporre marchi.
Il presente manuale operativo ha la finalità di definire procedure univoche ed omogenee da mettere a disposizione di tutte le autorità competenti, al fine di una loro uniforme applicazione a livello nazionale, e di dare attuazione alle disposizioni normative comunitarie che prevedono la realizzazione di procedure scritte e documentate per assicurare l’imparzialità, la trasparenza e l’efficacia dei controlli ufficiali.
I contenuti del manuale saranno oggetto di periodici aggiornamenti anche alla luce delle esperienze applicative delle autorità locali competenti per territorio e degli operatori professionali coinvolti.
2. Normativa di riferimento
Regolamento (UE) 2016/2031 relativo alle misure di protezione contro gli organismi nocivi per le piante
Regolamento (UE) 2017/625 relativo ai controlli ufficiali e alle altre attività ufficiali per garantire l’applicazione della legislazione sulla sanità delle piante
Regolamento di esecuzione (UE) 2017/2313 che definisce le specifiche di formato del Passaporto delle piante per lo spostamento nel territorio dell’Unione e del Passaporto delle piante per l’introduzione e lo spostamento in una zona protetta
Regolamento di esecuzione (UE) 2019/66 recante norme che definiscono modalità pratiche uniformi di esecuzione dei controlli ufficiali su piante, prodotti vegetali e altri oggetti
Regolamento di esecuzione (UE) 2019/2072 che stabilisce condizioni uniformi per l’attuazione del Regolamento (UE) 2016/2031 per quanto riguarda le misure di protezione contro gli organismi nocivi per le piante e che abroga il Regolamento (CE) n. 690/2008 della Commissione e modifica il Regolamento di esecuzione (UE) 2018/2019 della Commissione
3. Definizioni
Ai fini del presente manuale si intende per:
“controlli ufficiali” i controlli ufficiali alle produzioni eseguiti dalle autorità competenti o dalle persone fisiche cui sono stati delegati determinati compiti riguardanti i controlli ufficiali
“SIF” sistema informativo fitosanitario.
Ai sensi dell’articolo 2 del Regolamento (UE) 2016/2031 si intende per:
«piante»:le piante vive e le seguenti parti vive di piante:
sementi, in senso botanico, escluse quelle non destinate all'impianto;
«prodotti vegetali»: prodotti non lavorati di origine vegetale e prodotti lavorati che, per la loro natura o a motivo della loro trasformazione, possono provocare il rischio di diffusione di organismi nocivi da quarantena.
Salvo disposizioni contrarie negli atti di esecuzione adottati ai sensi degli articoli 28, 30 e 41, il legno è considerato unicamente un prodotto vegetale qualora rispetti uno o più dei seguenti criteri:
conserva totalmente o parzialmente la superficie rotonda naturale, con o senza corteccia;
non ha conservato la superficie rotonda naturale perché è stato segato, tagliato o spaccato;
è in forma di piccole placche, particelle, segatura, avanzi, trucioli o cascami e non è stato trasformato mediante l'utilizzo di colla, calore o pressione o una combinazione di tali elementi per produrre pellet, mattonelle, compensato o pannelli di particelle;
è utilizzato o è destinato a essere utilizzato come materiale da imballaggio, indipendentemente dal fatto che sia effettivamente impiegato per il trasporto di merci;
«impianto»: operazione di collocamento di piante in un substrato colturale, o di innesto od operazioni simili, per assicurarne la successiva crescita, riproduzione o moltiplicazione;
«piante da impianto»: piante destinate a restare piantate oppure a essere piantate o ripiantate;
«altri oggetti»: materiali od oggetti, escluse le piante e i prodotti vegetali, in grado di contenere o diffondere organismi nocivi, compresa la terra o il substrato colturale;
«autorità competente»: l'autorità o le autorità centrali di uno Stato membro o, se del caso, di un paese terzo, responsabile dell'organizzazione dei controlli ufficiali e delle altre attività ufficiali, ovvero qualsiasi altra autorità cui è stata conferita tale responsabilità, conformemente alla normativa dell'Unione in materia di controlli ufficiali;
«lotto»: una serie di unità di un singolo prodotto, identificabile in base all'omogeneità della sua composizione, della sua origine e di altri elementi pertinenti, che fa parte di una partita;
«unità di vendita»: la più piccola unità, commerciale o di altro tipo, utilizzabile nella fase di commercializzazione interessata, che può costituire il sottoinsieme o l'insieme di un lotto;
«operatore professionale»: un soggetto di diritto pubblico o di diritto privato che svolge a titolo professionale una o più attività seguenti in relazione alle piante, ai prodotti vegetali e agli altri oggetti, e ne è giuridicamente responsabile
impianto;
riproduzione;
produzione, incluse la coltivazione, la moltiplicazione e il mantenimento;
introduzione, spostamento nel territorio dell'Unione e in uscita dal territorio dell'Unione;
messa a disposizione sul mercato;
immagazzinamento, raccolta, spedizione e trasformazione;
«operatore registrato»: un operatore professionale registrato ai sensi dell'articolo 65;
«operatore autorizzato»: un operatore registrato autorizzato dall'autorità competente a rilasciare passaporti delle piante ai sensi dell'articolo 89, ad applicare un marchio ai sensi dell'articolo 98, o a rilasciare attestati ai sensi dell'articolo 99;
«utilizzatore finale»: persona che, non agendo per i fini commerciali o professionali di tale persona, acquista piante o prodotti vegetali per uso personale;
«prova»: esame ufficiale, non visivo, inteso ad accertare la presenza di organismi nocivi o a identificarli;
«trattamento»: procedura, ufficiale o meno, intesa a sopprimere, rendere inattivi o rimuovere gli organismi nocivi, oppure a renderli sterili o a devitalizzare piante o prodotti vegetali;
«incidenza»: la proporzione o il numero di unità in cui un organismo nocivo è presente in un campione, una partita, un campo o altra popolazione definita;
«insediamento»: la perpetuazione della presenza, nel futuro prevedibile, di un organismo nocivo in una zona dopo il suo ingresso;
«eradicazione»: applicazione di misure fitosanitarie per eliminare un organismo nocivo da una zona;
«contenimento»: applicazione di misure fitosanitarie in e intorno a una zona infestata per prevenire la diffusione di un organismo nocivo;
«stazione di quarantena»: stazione ufficiale per tenere in quarantena organismi nocivi, piante, prodotti vegetali o altri oggetti;
«struttura di confinamento»: struttura, diversa dalle stazioni di quarantena, in cui organismi nocivi, piante, prodotti vegetali o altri oggetti sono tenuti in condizioni di confinamento;
«codice di tracciabilità»: un codice alfabetico, numerico o alfanumerico che identifica una partita, un lotto o un'unità di vendita, utilizzato a fini di tracciabilità, inclusi i codici che fanno riferimento a un lotto, una partita, una serie, una data di produzione o documenti di un operatore professionale;
«misura fitosanitaria»: misura ufficiale volta a prevenire l'introduzione o la diffusione di organismi nocivi da quarantena o a limitare l'impatto economico degli organismi nocivi regolamentati non da quarantena.
Ai sensi dell’articolo 2 del Regolamento (UE) 2017/625 si intende per:
«autorità competenti»:
le autorità centrali di uno Stato membro responsabili di organizzare controlli ufficiali e altre attività ufficiali, in conformità al regolamento EU 2017/625;
qualsiasi altra autorità cui è stata conferita tale competenza;
secondo i casi, le autorità corrispondenti di un paese terzo;
«organismo delegato»: una persona giuridica distinta alla quale le autorità competenti hanno delegato determinati compiti riguardanti i controlli ufficiali o determinati compiti riguardanti altre attività ufficiali;
«procedure di verifica dei controlli»: le disposizioni adottate e le azioni poste in essere dalle autorità competenti al fine di garantire che i controlli ufficiali e le altre attività ufficiali siano coerenti ed efficaci;
«sistema di controllo»: un sistema comprendente le autorità competenti e le risorse, le strutture, le disposizioni e le procedure predisposte in uno Stato membro al fine di garantire che i controlli ufficiali siano effettuati in conformità al regolamento EU 2017/625;
«piano di controllo»: una descrizione elaborata dalle autorità competenti contenente informazioni sulla struttura e sull’organizzazione del sistema dei controlli ufficiali e del suo funzionamento e la pianificazione dettagliata dei controlli ufficiali da effettuare nel corso di un determinato lasso temporale in ciascuno dei settori di cui al regolamento EU 2017/625;
«merci»: tutto ciò che è assoggettato ad una o più norme di cui al regolamento EU 2017/625 articolo 1, paragrafo 2, esclusi gli animali;
«rischio»: una funzione della probabilità e della gravità di un effetto nocivo sulla salute umana, animale o vegetale, sul benessere degli animali o sull’ambiente, conseguente alla presenza di un pericolo;
«certificazione ufficiale»: la procedura con cui le autorità competenti garantiscono il rispetto di uno o più requisiti previsti dal regolamento EU 2017/625;
«certificatore»:
a) qualsiasi funzionario, appartenente ad un’autorità competente, autorizzato dalla stessa a firmare certificati ufficiali; o
b) qualsiasi altra persona fisica autorizzata dalle autorità competenti a firmare certificati ufficiali in conformità al regolamento EU 2017/625;
«certificato ufficiale»: un documento in forma cartacea o elettronica, firmato dal certificatore, che garantisce la conformità a uno o più requisiti previsti dal regolamento EU 2017/625;
«attestato ufficiale»: qualsiasi etichetta, marchio o altra forma di attestato rilasciato dagli operatori sotto la supervisione, esperita attraverso appositi controlli ufficiali, delle autorità competenti, o rilasciato dalle autorità competenti medesime, che garantisce la conformità a uno o più requisiti previsti dal regolamento EU 2017/625;
«operatore»: qualsiasi persona fisica o giuridica soggetta a uno o più obblighi previsti dal regolamento EU 2017/625;
«audit»: un esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attività e i risultati di tali attività sono conformi alle disposizioni previste e se tali disposizioni sono applicate efficacemente e sono idonee a conseguire gli obiettivi;
«rating»: una classificazione degli operatori fondata sulla valutazione della loro corrispondenza ai criteri di rating;
«responsabile fitosanitario ufficiale»: una persona fisica designata da un’autorità competente quale membro del personale o con altro inquadramento e adeguatamente formata per svolgere controlli ufficiali e altre attività ufficiali in conformità dal regolamento EU 2017/625;
«partita»: un numero di animali o un quantitativo di merce inserito nello stesso certificato ufficiale, attestato ufficiale o altro documento, viaggiante con lo stesso mezzo di trasporto e proveniente dallo stesso territorio o paese terzo e, ad eccezione delle merci soggette alla normativa di cui al regolamento EU 2017/625 all’articolo 1, paragrafo 2, lettera g), di identico tipo, classe o descrizione;
«controllo documentale»: la verifica dei certificati ufficiali, degli attestati ufficiali e degli altri documenti, compresi i documenti di natura commerciale, che devono accompagnare la partita, come previsto dalla normativa di cui al regolamento EU 2017/625 articolo 1, paragrafo 2, articolo 56, paragrafo 1, o da atti di esecuzione adottati a norma dell’articolo 77, paragrafo 3, dell’articolo 126, paragrafo 3, dell’articolo 128, paragrafo 1, e dell’articolo 129, paragrafo 1;
«controllo fisico»: un controllo di animali o merci e, se del caso, controlli degli imballaggi, dei mezzi di trasporto, dell’etichettatura e della temperatura, campionamento a fini di analisi, prova e diagnosi e qualsiasi altro controllo necessario a verificare la conformità al regolamento EU 2017/625;
«blocco ufficiale»: la procedura mediante la quale le autorità competenti fanno sì che gli animali e le merci soggetti a controlli ufficiali non siano rimossi o manomessi in attesa di una decisione sulla loro destinazione; comprende il magazzinaggio da parte degli operatori secondo le istruzioni e sotto il controllo delle autorità competenti.
4. Oggetto dei controlli ufficiali
I controlli ufficiali sono effettuati su piante, prodotti vegetali e altri oggetti in tutte le loro fasi di produzione nei siti di produzione e altri luoghi utilizzati da operatori professionali autorizzati all’emissione del passaporto delle piante (art. 66 c.2 lettera d del reg. (UE) 2016/2031), nonché ogni qualvolta richiesto dal regolamento (UE) 2016/2031.
Il controllo ufficiale ai sensi del Regolamento (UE) 2019/66 viene effettuato almeno una volta all’anno in tutti i siti e, se del caso, in altri luoghi utilizzati da operatori professionali autorizzati a rilasciare passaporti delle piante per individuare la presenza di:
organismi nocivi da quarantena;
organismi nocivi regolamentati non da quarantena;
in caso di verifica di prescrizioni particolari ai fini della movimentazione.
Il controllo ufficiale ai sensi dell’articolo 87 del reg. (UE) 2016/2031 viene effettuato anche nei seguenti casi:
quando il passaporto delle piante è rilasciato dal Servizio fitosanitario regionale competente;
qualora l’esame (ispezione) è effettuato nelle immediate vicinanze di siti o altri luoghi nei quali l’operatore professionale non è autorizzato all’accesso;
in caso di sospetta presenza di un organismo nocivo da quarantena o di un organismo nocivo regolamentato non da quarantena;
in caso di prescrizioni specifiche per emergenze fitosanitarie;
in caso di prescrizioni di cui agli allegati del regolamento (UE) 2019/2072 (es. prescrizioni specifiche per la movimentazione).
5. Organizzazione dell’Autorità competente
Il Servizio fitosanitario nazionale è l’autorità competente per la protezione delle piante ai sensi dei regolamenti (UE) 2016/2031 e 2017/625 e provvede all'attuazione delle attività di protezione delle piante volte alla previsione, prevenzione e mitigazione dei rischi, nonché alla gestione delle emergenze fitosanitarie, relative al contrasto degli organismi nocivi delle piante.
Il Servizio fitosanitario nazionale si articola nel Servizio fitosanitario centrale, nei Servizi fitosanitari regionali per le regioni a statuto ordinario o speciale, nei Servizi fitosanitari delle province autonome per le province di Trento e Bolzano, di seguito denominati «Servizi fitosanitari regionali» e nell’Istituto nazionale di riferimento per la protezione delle piante (CREA-DC). Il Comitato Fitosanitario Nazionale è l’organo deliberativo tecnico del Servizio Fitosanitario Nazionale.
6. Relazioni tra Autorità centrale e regionale
Il Servizio fitosanitario centrale opera presso il Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali e rappresenta l’autorità unica di coordinamento e vigilanza sull’applicazione delle attività in materia di protezione delle piante, ai sensi dell’articolo 1 del regolamento (UE) 2016/2031 nonché l’organo di collegamento con altre autorità competenti e con la Commissione, ai sensi dell’articolo 103 del regolamento (UE) 2017/625, limitatamente alla protezione delle piante.
I Servizi fitosanitari regionali operano presso le Amministrazioni delle Regioni e delle Provincie Autonome di Trento e Bolzano e sono l’autorità per l’attuazione, sul territorio di competenza, delle normative fitosanitarie nazionali e unionali e delle altre normative espressamente loro affidate nonché per l’attuazione delle attività di protezione delle piante.
7. Personale addetto all’esecuzione dei controlli ufficiali
Il Responsabile fitosanitario ufficiale è addetto ai controlli ufficiali alle produzioni ed è inquadrato nei profili professionali dell’ispettore fitosanitario o dell’agente fitosanitario, nell’esercizio delle sue attribuzioni svolge le funzioni di ufficiale di polizia giudiziaria ai sensi dell’art. 57 c. 3 del codice di procedura penale.
I Responsabili fitosanitari ufficiali hanno accesso a tutti i luoghi in cui i vegetali, i prodotti vegetali e altri oggetti si trovano, in qualsiasi fase della catena di produzione e di commercializzazione. Sono autorizzati ad effettuare tutte le indagini necessarie per i controlli ufficiali fitosanitari, compresi quelli concernenti i registri, i passaporti delle piante ed ogni altro documento rilevante, le constatazioni ufficiali, il prelievo campioni e gli accertamenti relativi alle funzioni, per i quali sono espressamente incaricati dal Servizio fitosanitario competente per territorio.
Il personale addetto ai controlli ufficiali deve possedere adeguate qualifiche e competenze tecniche, inclusa la conoscenza e la capacità di identificare organismi nocivi di piante, prodotti di piante e altri oggetti.
PARTE GENERALE
1. Programmazione dei controlli ufficiali
1.1 Il programma annuale dei controlli ufficiali, da realizzarsi sul proprio territorio, è predisposto sulla base delle linee strategiche identificate dal "Piano Nazionale dei controlli" ed è registrato nel Sistema informatico nazionale per il trattamento delle informazioni per i controlli ufficiali e le altre attività di protezione delle piante (SIF).
1.2 Il dirigente del Servizio fitosanitario regionale ha la responsabilità di predisporre e avviare il programma dei controlli ufficiali, definito in base ai seguenti criteri:
adozione da parte dell’operatore professionale di un piano di gestione dei rischi connessi agli organismi nocivi approvato dal Servizio fitosanitario regionale;
tipologia di attività dell’operatore professionale;
tipologia di piante, prodotti o altri oggetti interessati all’attività dell’operatore;
ciclo produttivo della coltura e numero di cicli annuale;
relazione tra ciclo produttivo della coltura e ciclo vitale dei relativi organismi nocivi;
ubicazione geografica dei siti di produzione;
dimensioni dei siti di produzione;
livello di rischio connesso agli organismi nocivi;
precedenti non conformità dell’operatore ai sensi dei regolamenti (UE) 2016/2031 e (UE) 2017/625;
dotazioni e risorse del servizio fitosanitario regionale competente per territorio;
adesione a programmi di certificazione.
1.3 Il Dirigente Responsabile (o suo delegato) del Servizio regionale ha il compito di:
valutare la capacità/potenzialità della struttura,
analizzare i risultati del controllo a consuntivo attività dell’anno precedente,
convocare sessione plenaria coordinatori di confronto per condivisione programmi azioni,
acquisire i verbali e altre registrazioni dai coordinatori,
convocare sessione plenaria coordinatori di confronto per condivisione consuntivi azioni,
gestire discussione di gruppo su commenti e problematiche da considerare per la programmazione dell'anno successivo,
valutare possibilità di riproposizione, accorpamento, eliminazione, introduzione azioni per la programmazione dell'anno successivo,
stilare lista provvisoria azioni per l'anno successivo.
definire il calendario dei controlli,
individuare il personale a cui assegnare i controlli, composto da almeno due responsabili fitosanitari.
2. Codice di comportamento del responsabile fitosanitario
I responsabili fitosanitari devono verificare l’applicazione delle normative.
Per questo essi devono:
Mettersi in relazione tra di loro, concordando l’atteggiamento da tenere per realizzare correttamente il controllo;
Colloquiare in modo conveniente e produttivo con il personale responsabile e con l’operatore professionale.
I responsabili fitosanitari devono pertanto praticare le tecniche del lavoro di gruppo e convenire sul fatto che l’ispezione, che pure utilizza specifiche competenze e tiene conto dei diversi ruoli dei responsabili, è, comunque, un lavoro di gruppo.
Tale personale ha l’obbligo di riservatezza in merito alle informazioni ottenute nell’adempimento dei propri doveri in occasione di controlli ufficiali e di altre attività ufficiali, coperte per la loro natura dal segreto professionale conformemente alla legislazione nazionale e dell’Unione.
3. Personale addetto all’esecuzione del controllo ufficiale
Il controllo ufficiale è eseguito da una squadra ispettiva composta da almeno due responsabili fitosanitari, uno dei quali svolge la funzione di coordinatore.
Il coordinatore ha il compito di:
organizzare l’attività di controllo;
avviare formalmente l’ispezione;
monitorare costantemente il procedere delle attività, il grado di coerenza con quanto programmato, l’effettivo contributo al raggiungimento degli obiettivi dell’azione;
tenere traccia delle attività;
tenere traccia delle non conformità e delle problematiche rilevate;
sospendere la movimentazione di lotti in attesa del risultato di eventuali analisi su campioni prelevati;
definire prescrizioni e relativi tempi in caso di problematiche fitosanitarie riscontrate.
Alla squadra ispettiva sono affidati i seguenti compiti:
eseguire il controllo ufficiale;
controllare e analizzare le informazioni relative all’azienda;
eseguire il controllo documentale come da check list (All.3);;
redigere e firmare il verbale di controllo ufficiale e rilasciarlo alla controparte;
avviare la procedura di prelievo campione e circoscrivere la partita sottoposta a controllo analitico;
registrare i dati del controllo ufficiale nel SIF.
Durante lo svolgimento delle attività di controllo, i componenti della squadra ispettiva devono essere muniti di apposito documento di riconoscimento.
4. Organizzazione del controllo ufficiale
I Controlli ufficiali sono eseguiti senza preavviso, tranne nel caso in cui tale preavviso sia necessario al fine di ottimizzare l’organizzazione del controllo ufficiale. In tal caso il coordinatore addetto ai controlli ufficiali comunica all’operatore professionale l’inizio della procedura di controllo e il relativo sito, indicandone la data.
Qualora, l’operatore professionale fornisca giustificati motivi che rendano necessaria la riprogrammazione del controllo, il responsabile fitosanitario (il coordinatore) concorda, per le vie brevi, la nuova data e l’orario della visita.
Durante il controllo ufficiale, l’operatore professionale o un suo delegato tecnicamente competente in materia fitosanitaria devono essere presenti o, comunque, a disposizione della squadra ispettiva.
I controlli ufficiali con preavviso non precludono l’esecuzione di ulteriori controlli ufficiali senza preavviso (art. 9 comma 4 reg.625).
5. Azioni /attività propedeutiche all’esecuzione dei controlli ufficiali
Prima di eseguire il controllo dei siti di produzione, o altri luoghi utilizzati dall’operatore autorizzato, la squadra ispettiva esamina tutte le informazioni registrate nel RUOP e nel SIF con particolare riferimento a:
dati anagrafici dell’operatore;
verifica autorizzazione all’emissione del passaporto;
tipo di attività (es. azienda sementiera, vivaista, centro di raccolta);
tipologia di piante prodotte o natura di altri oggetti;
famiglie, generi, specie cui appartengono piante e prodotti vegetali e altri oggetti rischi fitosanitari connessi;
destinazione d’uso del materiale vegetale (es. varietà o portinnesto);
tipo di materiale (piante madri, materiali di moltiplicazione, materiale micropropagato);
ubicazione del sito di produzione;
dimensione dei campi e relativi mappali;
ubicazione dei materiali vegetali nel sito di produzione;
capacità produttiva (n. specie, n. di piante);
dati su flussi e movimentazioni e rischi fitosanitari connessi all’origine o provenienza delle piante, prodotti vegetali o altri oggetti;
eventuale richiesta di controlli nell’ambito di programmi di certificazione (es. certificazione qualità vivaistica Italia);
stato fitosanitario del territorio in cui insiste il sito di produzione (dati monitoraggio);
esiti dei precedenti controlli ufficiali;
eventuali non conformità e sanzioni notificate all’operatore professionale.
6. Attrezzature e materiali per l’esecuzione dei controlli ufficiali
I responsabili fitosanitari devono essere equipaggiati con tutta la strumentazione necessaria alla realizzazione di un corretto controllo.
Tale strumentazione deve comprendere a seconda dei casi gli elementi di seguito riportati:
apposite dotazioni di protezione individuale per la sicurezza (DPI), ai sensi delle vigenti norme relative alla sicurezza sui luoghi di lavoro;
dotazione di opportuni strumenti informatici a supporto dell’esecuzione di controlli ufficiali con collegamento ad internet;
GPS;
timbri (tondo del SFR, e personale dell’ispettore fitosanitario);
procedure per l’esecuzione dei controlli ufficiali e relativi allegati tecnici;
schede fitopatologiche;
metro a nastro;
etichette da applicare alle piante oggetto di prelievo di campioni;
nastro segnaletico del Servizio fitosanitario regionale;
coltello, forbici da pota, seghetto e trivella per prelievo campioni di terreno;
sonda per prelievo campioni di semente;
lente contafili;
contenitore refrigerato;
guanti monouso;
disinfettante per strumenti di prelievo;
sacchetto per prelievo di campioni con chiusura inamovibile;
materiale vario di cancelleria;
sacchetti di varie dimensioni.
7. Procedura di controllo ufficiale
All’arrivo al sito oggetto di controllo, i responsabili fitosanitari si identificano mostrando il documento di riconoscimento e chiedono di incontrare il responsabile del sito di produzione o suo rappresentante tecnicamente competente in materia fitosanitaria.
I responsabili fitosanitari possono chiedere, se necessario, la messa a disposizione di una stanza o di un locale per l’esame dei documenti e altre attività inerenti il controllo.
Il controllo ufficiale ha inizio con una riunione d’apertura tra i soggetti coinvolti durante la quale avviene la presentazione dei responsabili fitosanitari e vengono illustrati gli obiettivi, le finalità e le modalità di esecuzione del controllo ufficiale. Analogamente, il responsabile del sito di produzione, o suo rappresentante, presenta il personale coinvolto nella procedura di controllo e illustra il sito fornendo le informazioni necessarie a garantire un controllo efficace.
Durante la riunione d’apertura, i responsabili fitosanitari richiamano i seguenti obblighi degli operatori professionali:
garantire piena collaborazione ai responsabili fitosanitari,
concedere libero accesso alle attrezzature, ai mezzi di trasporto, ai locali e agli altri luoghi sotto il loro controllo e relative adiacenze, ai propri sistemi informatici di trattamento delle informazioni, ai propri documenti e a tutte le altre informazioni pertinenti.
garantire la presenza di personale del sito, per tutta la durata dell’ispezione.
I responsabili fitosanitari identificano la documentazione di cui necessitano prendere visione:
autorizzazioni;
documentazione amministrativa relativa ai vegetali prodotti e commercializzati (fatture, documenti di trasporto etc) con riportato gli estremi dell’autorizzazione;
elenco e cartografia aggiornata all’anno precedente dei vegetali coltivati;
eventuali analisi fitosanitarie;
registro trattamenti;
tracciabilità relativa alla registrazione dei dati dei passaporti;
emissione e conservazione documenti di commercializzazione;
mappe dei campi; locali, reparti e le strutture che si intendono controllare.
planimetrie di locali, reparti e delle strutture che si intendono controllare.
È compito del coordinatore decidere quali dei punti sopra descritti prendere in considerazione, dandone evidenza nel verbale. Al termine del controllo documentale i responsabili fitosanitari devono essere in possesso delle seguenti informazioni:
distribuzione dei campi di produzione dell’azienda;
elenco dei vegetali coltivati nei campi di produzione.
Successivamente alla riunione d’apertura e sulla base delle informazioni acquisite, i responsabili fitosanitari concordano tra loro le modalità con le quali effettuare il controllo di campo e ne danno comunicazione al personale del sito di produzione che li assisterà durante la visita.
8. Ispezione alle produzioni
L’ispezione visiva è realizzata al fine di rilevare la presenza di organismi nocivi su piante, prodotti vegetali e altri oggetti.
- Scelta del modello di ispezione
Il responsabile fitosanitario individua un luogo (punto) che consenta una visione complessiva del sito oggetto di ispezione visiva al fine di:
verificare che il sito sia correttamente identificato e che coincida con la mappa o con le informazioni fornite dall’operatore professionale;
verificare la corrispondenza delle informazioni acquisite di cui al punto 5;
identificare aree particolari che appaiono differenti dal resto del sito o che suggeriscono una particolare attenzione nel corso dell’ispezione visiva. Ciò potrebbe includere:
aree con differente tasso di umidità (ad esempio a causa della vicinanza di un corso d'acqua)
presenza di bordure di piante erbacee, di alberature, di campi adiacenti con identiche colture o colture affini;
verificare la presenza di edifici nelle vicinanze, di scarti vegetali o cassonetti.
Il responsabile fitosanitario, sulla base delle considerazioni dei punti precedenti, procede con la scelta e l’applicazione di un modello di ispezione del sito, in accordo con quanto previsto dai protocolli riconosciuti a livello internazionale, europeo, o, dove non fossero presenti, nazionale.
La scelta del modello deve massimizzare la possibilità di rilevare la presenza dell’organismo nocivo o degli organismi nocivi ricercati.
Il responsabile fitosanitario effettuata l’ispezione quando è maggiore la probabilità che siano presenti segni o sintomi dell’organismo nocivo da controllare.
- Ispezione visiva
L’ispezione visiva è condotta, ad occhio nudo, con l’ausilio di lenti di ingrandimento o di stereoscopio, sulla base delle specifiche procedure operative contenute nella parte speciale del presente manuale.
Tali procedure operative forniscono una descrizione dei segni e dei sintomi per singoli organismi nocivi, a carico delle relative colture.
Ai fini del riconoscimento e dell'osservazione di tali sintomi possono essere impiegate anche altre schede fitopatologiche.
Il responsabile fitosanitario in caso di sospetta presenza di un organismo nocivo preleva un campione ufficiale, al fine di far eseguire analisi diagnostiche di laboratorio.
I risultati dell'ispezione visiva ed ogni eventuale osservazione devono essere documentati e registrati utilizzando gli appositi modelli di verbale (All. 1 e All. 2) o su altri modelli in uso c/o il Servizio fitosanitario purchè riportino le medesime informazioni.
Prelievo del campione ufficiale
Un campione ufficiale è un campione prelevato esclusivamente da un responsabile fitosanitario, accompagnato da un verbale di ispezione/prelievo campioni.
Durante il prelievo del campione bisogna evitare qualsiasi possibile contaminazione per cui è consigliato l’uso di guanti monouso. Qualora sia necessario prelevare campioni con attrezzi da taglio, pinzette e altri strumenti, questi devono essere opportunamente disinfettati.
La tipologia di campione e le modalità di prelievo sono specificate nella parte speciale.
Il campione ufficiale è riposto in un contenitore di materiale plastico (sacchetto o barattolo) chiuso in modo inamovibile con fascetta numerata o piombino. Il campione è identificato, attribuendo un codice identificativo univoco.
Il campione ufficiale è posto in conservazione secondo le modalità riportate nella parte speciale.
Il campione ufficiale è accompagnato dal relativo verbale di prelievo, di cui al modello in Allegato 2, debitamente compilato.
Il suddetto verbale deve contenere almeno le seguenti informazioni:
data di prelievo;
nome località;
nome del responsabile fitosanitario che ha effettuato il prelievo;
codice sigillo busta;
codice sigillo pianta;
specie/genere vegetale;
organismo nocivo per cui è richiesta l’analisi;
coordinate GPS del sito di campionamento;
tipo di campione (sintomatico, asintomatico o con sintomi sospetti);
tipologia di sito dove è stato prelevato il campione.
Nella stesura del verbale di campionamento deve essere riportata la seguente dizione: “La pianta, prodotto vegetale o altro oggetto da cui è stato prelevato il campione ed il lotto a cui appartiene sono sottoposti a vincolo fitosanitario (divieto di qualunque spostamento) fino ad esito analisi.” Il verbale di campionamento deve essere compilato e trasmesso al Sistema Informatico.
9. Redazione del Verbale e registrazione dei dati del controllo ufficiale
Il coordinatore, unitamente agli altri responsabili fitosanitari, registra l’esecuzione puntuale delle diverse fasi del controllo ufficiale e i relativi esiti ai sensi del Regolamento (UE) n. 2017/625, su apposito verbale (modello Allegato 1). Il responsabile fitosanitario verifica su una lista di riscontro specifica (check list – Allegato 3) le informazioni minime standardizzate acquisite nel corso del controllo.
Le attività, gli ambienti, gli impianti, le attrezzature e gli altri aspetti ispezionati, le persone intervistate, i documenti e le registrazioni esaminate, gli strumenti di misurazione impiegati devono essere riportati nel verbale di controllo. Vanno inoltre riportate le evidenze, le risultanze le conclusioni e le eventuali non conformità. L’operatore deve essere informato nel verbale che dalle non conformità rilevate, potranno scaturire atti conseguenti.
Le informazioni da registrare includono:
identificazione univoca del documento di verbalizzazione;
data;
identificazione del personale che esegue il controllo ufficiale;
identificazione dell’impresa;
identificazione e descrizione dei siti di produzione oggetto di controllo che compongono il luogo di produzione e relativa tipologia/attività produttiva;
il motivo del controllo (programmato, follow up, su segnalazione, ecc.);
la tipologia di controllo ufficiale effettuato (ispezione visiva, verifica della risoluzione di precedenti non conformità, campionamento);
le non conformità rilevate;
eventuale riferimento al verbale di prelievo;
le azioni raccomandate; (esempio riscontro di una conformità non ad un livello ottimale che necessita di azioni di miglioramento);
le eventuali azioni intraprese dai responsabili fitosanitari (sospensione della movimentazione delle partite);
elenco degli eventuali documenti acquisiti durante il controllo ufficiale;
la firma dell’operatore professionale o di un suo delegato.
10. Chiusura del controllo ufficiale e notifica dell’esito.
Al termine della redazione del verbale i Responsabili fitosanitari illustrano gli esiti delle attività di controllo all’operatore professionale o ai suoi delegati con particolare riferimento alle eventuali non conformità rilevate o raccomandazioni per il miglioramento della gestione fitosanitaria del sito. I responsabili fitosanitari registrano eventuali dichiarazioni che l’operatore intende mettere a verbale. Successivamente il verbale viene firmato dai responsabili fitosanitari e, se d’accordo, dall’operatore professionale o suo delegato che ne riceve copia.
